De lancering van Basispoort verliep allesbehalve vlekkeloos. Excuses zijn aangeboden en veel problemen zijn inmiddels opgelost. We blikken terug

De lancering van Basispoort verliep allesbehalve vlekkeloos. Excuses zijn aangeboden en veel problemen zijn inmiddels opgelost. We blikken terug én kijken vooruit met Jan Willem Besteman [secretaris] en Paul Gillijns [voorzitter] van Basispoort.

Gemak. Dat is wat Basispoort leerkrachten en leerlingen vooral wil bieden. Via één ingang naar alle digitale materialen van verschillende educatieve uitgevers. Klinkt prachtig, maar het begin van het afgelopen schooljaar begon voor veel ict-coördinatoren allesbehalve gemakkelijk. In de ‘mea culpa’ die Basispoort in oktober 2013 publiceerde op de eigen website, staat welke problemen hieraan ten grondslag lagen. “In dat document hebben wij uitgelegd wat er mis is gegaan en op welke punten wij beter voorbereid hadden moeten zijn”, zegt Besteman. “We hebben voorafgaand aan de lancering veel scenario’s doordacht  om problemen voor te zijn. Toch werden we verrast door onvoorziene perikelen.”

“Op  veel scholen is het inrichten van Basispoort wél goed gegaan”, zegt Gillijns. “Dat mag ook gezegd worden. Waar het wel misging, lagen de oorzaken vaak op het vlak van communicatie en data-integriteit.”  Besteman vult aan: “Zo wilden wij in het voorjaar van 2013 alle betrokkenen informeren over van de lancering van Basispoort. Directies ontvingen een brief en ict-coördinatoren een e-mail. Achteraf bleek dat deze berichten niet altijd bij de juiste personen terechtkwamen. Daardoor waren veel mensen niet goed op de hoogte van de invoering en de benodigde voorbereidingen.”

Een van de feitelijke problemen bleek de data-integriteit op scholen. Besteman: “Het komt bijvoorbeeld voor dat leerlingen dubbel in administratiesystemen staan. Maar ook het feit dat twee leerkrachten samen een e-mailadres delen, werkt niet met Basispoort. Het mailadres is juist onderdeel van de unieke identiteit waarmee iemand zich aanmeldt. Wij hadden er geen idee van dat het delen van mailadressen gebruikelijk is op sommige scholen. In dit soort gevallen duurde het soms even voordat duidelijk werd wat precies de bottleneck was.”

Naast de kinderziektes waar Basispoort mee kampte, was er sprake van een vervelende samenloop van omstandigheden. Hierdoor liepen de frustratie en irritatie nog hoger op. “Twee uitgeverijen hadden problemen met de bereikbaarheid”, vertelt Gillijns. “Ik snap wel dat mensen in die periode meteen dachten dat het aan Basispoort lag als ze niet bij hun digitale lesmaterialen konden. Toch was dat onterecht. Basispoort checkt alleen of jij bent wie je zegt dat je bent. Daarna kom je direct in het domein van de uitgever. De applicatie Basispoort heeft sinds de lancering ronduit stabiel gedraaid.”

In de eerste periode na de lancering werd de helpdesk van Basispoort gedaan door een centraal team in nauwe afstemming met de helpdesks van de acht partners. Besteman: “Gedurende meer dan een maand had ik twee keer per dag een teleconference met alle helpdeskverantwoordelijken bij elkaar. Basispoort zelf was toen niet telefonisch bereikbaar. Mensen konden wel via e-mail contact met ons opnemen, maar dit bleek niet adequaat. Daarom hebben we begin oktober toch de  centrale helpdesk toch telefonisch bereikbaar gesteld. Ook de helpsite is in september volledig opnieuw ingericht, van een betere navigatiestructuur voorzien en aangevuld met FAQ’s en een zoekfunctie. Na die hectische start zijn we in september in rustiger vaarwater gekomen.”

Toch wachten veel scholen nog met smart op de koppeling met hun leerling-administratiesysteem. Tot op heden geldt alleen voor scholen die Parnassys of Dotcomschool gebruiken dat gegevens automatisch doorgesluisd worden. Gillijns: “Die automatische koppeling is een extra service waarvan inmiddels zo’n vijfduizend scholen gebruik  maken. Als zij bijvoorbeeld een nieuwe kleuter aanmelden in het leerling-administratiesysteem, is dit de volgende dag meteen bekend in Basispoort en bij de uitgeverijen. Voor de andere scholen geldt dat zij gebruik kunnen maken van het handmatige up- en downloadsysteem. Op de een of andere manier klinkt dat voor velen als iets vooroorlogs, terwijl we tot afgelopen zomer niet anders gewend waren. Op dit moment wordt er hard gewerkt aan de koppeling  van Basispoort aan ESIS, een van de andere grote leerling-administratiesystemen.”

Inmiddels heeft Basispoort 1,7 miljoen gebruikers. Besteman: “Het grootste deel van onze gebruikers logt ’s ochtends vroeg in. Rond acht uur zetten veel leerkrachten hun digibord aan en zodra de scholen beginnen, volgen de leerlingen. Het is cruciaal dat die piekmomenten probleemloos verlopen. Daarom controleren we elke ochtend tussen zes en zeven of het systeem optimaal draait. Mochten er grote issues spelen, dan wordt dit direct geëscaleerd naar de partners en wordt de helpdesk op de hoogte gebracht.” Gillijns: “Gelukkig is de performance van het systeem ontzettend goed. En er komen ook steeds meer koppelingen met netwerkomgevingen. In de ultieme vorm logt de gebruiker op zo’n omgeving in en komt dan automatisch – via een onderwaterkoppeling met Basispoort – bij zijn software. Het is de bedoeling dat Basispoort op deze manier min of meer onzichtbaar wordt. Je ervaart het gemak, maar alles wat daarvoor nodig is gebeurt buiten zicht en geruisloos. Vergelijk het met het pinnen in de winkel. Je kunt met je pas overal betalen zonder dat je bank in beeld komt of dat je iets van de onderliggende processen merkt.”

Volgens Besteman zal de komende start van het nieuwe schooljaar een stuk soepeler verlopen. “Er vinden geen grootschalige wijzigingen plaats. We zetten alles op alles om de start van het schooljaar rimpelloos te laten verlopen. Er zijn wat technische en functionele verbeteringen gepland. Denk aan het vergroten van het gebruiksgemak door het aanpassen van teksten en indelingen van schermen. Dit doen we op basis van gebruikerservaringen van scholen. Verder zijn we in gesprek met partijen die interesse hebben om aan te haken bij Basispoort.” “Dat moet van de NMa, maar wij zien ook zelf graag dat zich meer partijen bij ons aansluiten”, licht Gillijns toe. “Het gaat vooral om netwerkleveranciers, aanbieders van schooladministratiesystemen en uitgeverijen. Hoe meer partijen meedoen, hoe groter het gemak voor de scholen.”

“Verder zijn we ook nog in gesprek met partijen om processen soepeler te laten verlopen”, vervolgt Gillijns. “Zo gaan we met de PO-raad overleggen of zij ons kunnen helpen bij het vereenvoudigen van de procedures rond BRINcodes. Dat loopt niet altijd goed. Het gaat bijvoorbeeld om scholen die zijn gefuseerd en vast de nieuwe BRIN hanteren of juist de oude nog. Dat leverde problemen op met Basispoort. Door in gesprek te gaan willen we kijken of het complexe proces rond de BRINcodes eenvoudiger en sneller kan worden, zodat er geen misverstanden meer kunnen ontstaan.”

Besteman en Gillijns kijken vol vertrouwen uit naar de aanvang van het nieuwe schooljaar. Gillijns: Op de meeste scholen is het schooladministratiesysteem nu correct en compleet en daarmee is de kans op problemen nog maar heel klein. De ict-coördinatoren moeten deze zomer nog wel een aantal zaken voorbereiden, zoals het koppelen van de licenties aan de verschillende groepen en het doorvoeren van veranderingen in het leerlingenbestand. Besteman vult aan: “Uiteraard hebben wij geleerd van vorig jaar. We zullen nu duidelijker zijn in onze communicatie over de noodzakelijke voorbereidingen voor een soepele start. Eén voordeel van alle commotie van vorig jaar is dat onze naamsbekendheid inmiddels ontzettend groot is en dat berichten niet meer ongelezen zullen blijven. We richten nu de helpdesk van tevoren optimaal in en hebben alle noodprotocollen en tropenroosters in de kast liggen. De verwachting is echter dat we dit allemaal niet nodig zullen hebben, maar we hebben het achter de hand.”