Informatiemanagement op school – wat is het en waarom is het belangrijk?
Scholen zijn grootverbruikers van informatie, vaak zonder dat ze zich hiervan bewust zijn. Als u informatie goed organiseert, wordt het leven op school een stuk eenvoudiger. Doet u dat niet, dan kan het zorgen voor frustratie en onnodige verspilling van tijd en geld. In een artikelenreeks die we vanaf juli 2022 publiceren, gaan we in op goed informatiemanagement binnen de schoolorganisatie. In dit eerste artikel zijn de vragen: wat is informatie, wat is informatiemanagement en waarom is het verstandig om hier tijd en aandacht aan te besteden?
Misverstand 1: informatiemanagement is hetzelfde als ict. Hoewel de begrippen geregeld op één hoop worden geveegd, gaat het om verschillende zaken. Ict gaat over de ondersteunende systemen, informatiemanagement gaat over, inderdaad, de informatie binnen een school. Ict en informatiemanagement hebben wel veel met elkaar te maken en geregeld zijn dezelfde personen in de organisatie ermee bezig. In een later artikel in deze reeks gaan we hier uitgebreider op in.Misverstand 2: in een (kleinere) school zonder ambitieuze doelstellingen valt het wel mee met de hoeveelheid informatie en het belang hiervan. Dat klopt niet: neem bijvoorbeeld het regelen van erkenning en bekostiging van de school. Dit heeft een grote impact op activiteiten, processen en de manier waarop u informatie in de school organiseert. Alleen door tijdig de goede informatie aan te leveren bij DUO, regelt een school de nodige financiële ondersteuning. Informatie is hier van levensbelang. Puur om te overleven moet dit proces op orde zijn. Zo zijn er veel voorbeelden te noemen waarbij informatie een cruciale rol speelt.
Informatie en informatiemanagement
Onder informatie verstaan we gegevens die een concrete bijdrage leveren aan processen die bepalend zijn voor het goed functioneren van een organisatie.
Informatiemanagement gaat over het achterhalen van de informatiebehoefte van de verschillende doelgroepen en nagaan hoe u deze informatie vervolgens zo eenvoudig mogelijk ter beschikking stelt.
De informatiemanager vertaalt de informatiebehoefte rond werk- en bedrijfsprocessen in concrete informatievoorzieningen en -oplossingen.
Samenwerking is noodzakelijk voor goed informatiemanagement
Uit de voorgaande omschrijvingen blijkt al dat het niet de verantwoordelijkheid kan zijn van 1 of 2 collega’s om goed om te gaan met informatie. Goed informatiegebruik staat of valt met de mate waarin iedereen samenwerkt, overlegt en zich aan de afspraken houdt.
Informatiemanagement gaat over het organiseren van informatie, informatiegebruik gaat over wat die informatie dan daadwerkelijk is
