Onderwijsinstelling Curio deelt duizenden privacygevoelige dossiers via Zivver

Het veilig houden van gegevens van leerlingen wordt voor scholen steeds belangrijker. Nieuwe systemen, zoals het ECK iD, zorgen ervoor dat scholen beter persoonsgegevens van studenten kunnen afschermen en bewaken. Ook bestaande, veelgebruikte producten moeten aan de strenge AVG-eisen voldoen, en worden regelmatig getest. De uitkomst ervan zorgt zo nu en dan voor flinke opschudding. Afgelopen maand kwam Google onder vuur te liggen. Volgende de Autoriteit Persoonsgegevens zitten er meerdere privacyrisico’s aan het gebruik van onder andere Workspace for Education. Google verzamelt te veel metadata en de AP adviseerde dan ook dat Google-producten met ingang van volgend schooljaar niet meer mogen worden gebruikt.

Verwacht wordt dat veel scholen zullen overstappen naar een Microsoft omgeving. Deze heeft als voordeel dat er geen data wordt ‘gemined’, maar biedt (overigens net als Google) geen oplossing voor het veilig delen van gegevens via mail. Daarom heeft Curio, een onderwijsinstelling in West-Brabant, gekozen voor Zivver, een oplossing waarmee mails en documenten met privacygevoelige informatie zeer gebruiksvriendelijk verstuurd worden. Zo voldoet de ROC op dat vlak aan de AVG.

Joris Weel, Chief Information Security Officer bij Curio: “Voor Curio is het belangrijk om mee te gaan met de tijd, en we zijn druk bezig om de organisatie te digitaliseren. Doordat de onderwijsinstelling  met verschillende locaties werkt, worden veel gegevens digitaal gedeeld. In het onderwijs kun je denken aan alle gegevens van studenten en medewerkers, dossiers van gebeurtenissen op scholen, contact met instellingen zoals leveranciers, politie, gemeenten en de provincie. Het is duidelijk dat deze data koste wat kost veilig verstuurd moet worden.”

Curio is de beroepsopleider van West-Brabant. De onderwijsinstelling bestaat uit acht vmbo-scholen en vele mbo-locaties in Bergen op Zoom, Roosendaal en Breda. De 1.780 medewerkers van de onderwijsinstelling hebben te maken met privacygevoelige gegevens van maar liefst ruim 22.000 leerlingen en studenten. De naam van de onderwijsinstelling ‘Curio’ staat voor nieuwsgierigheid.

E-mail is een populair en laagdrempelig communicatiemiddel en daarom een zeer belangrijk communicatiemiddel voor de onderwijsinstelling. Sinds de komst van de AVG wordt er strenger opgetreden tegen het onjuist verwerken en delen van privacygevoelige data zoals persoonsgegevens. Zivver werd extra belangrijk toen de coronacrisis uitbrak en er lessen op afstand aangeboden moesten worden. “Ineens moest vrijwel alles digitaal gedeeld worden. Privacygevoelige informatie over en met leerlingen werd ook online gedeeld.”

De software van Zivver biedt veel functionaliteiten die de organisatie ontzorgen bij het veilig digitaal verzenden en ontvangen van privacygevoelige informatie. Daarnaast zorgt het voor extra awareness bij de medewerkers doordat zij door Zivver alert worden gehouden. Joris: “Binnen onze organisatie zijn er ongeveer 100 reguliere Zivver gebruikers. Zij hebben functies waarbij veel privacygevoelige informatie gedeeld wordt, zoals bijvoorbeeld human resource management, IT, docenten en marketing. Elke maand worden er bij Curio honderden berichten beveiligd met Zivver verstuurd – die voorheen onbeveiligd de deur uitgingen. De inzet van Zivver helpt ons bij de digitalisering van de organisatie op een manier die voldoet aan wet- en regelgeving. En het feit dat we gevoelige informatie nu op een veilige wijze eenvoudig via mail kunnen delen, bespaart ons veel tijd en hoofdbrekens.”